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Carrière

Adjoint.e administratif.ve

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

L’adjointe administrative effectue les tâches administratives qui nécessitent des connaissances techniques, un niveau élevé de confidentialité et une collaboration étroite avec les équipes dans la réalisation des divers mandats. Elle joue un rôle clé dans la gestion des clients qui lui sont attribués par province et elle en garde la responsabilité jusqu’à la fin du séjour du client au Centre Métropolitain de Chirurgie. Elle s’assure d’offrir un service client de haut niveau, professionnel et personnalisé.  Elle doit maintenir une atmosphère de travail harmonieuse et professionnelle.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

Volet chirurgie transgenre :

  • Prendre en charge les dossiers clients qui lui sont attitrés lorsque l’évaluation pré-op est terminée;
  • Établir, compléter, et tenir des dossiers et des documents médicaux confidentiels;
  • S’assurer que les dossiers attribués par les agentes administratives sont conformes avant de les soumettre à l’équipe pré-opératoire;
  • Effectuer les suivis auprès des clients qui lui sont attitrés et ce de façon diligente téléphonique ou par courriel;
  • Organiser et planifier les dates de chirurgies de ses clients;
  • Numériser les documents pour compléter les dossiers (Ex: Résultats, QM2 etc.);
  • Répondre aux demandes par courriel de ses clients dans un délai 24-48 heures;
  • Retourner les appels de ses clients dans un délais de 24-48 heures;
  • Tenir à jour son tableau de suivi de ses chirurgies;
  • Envoyer les courriels de confirmation de chirurgies;
  • Envoyer les courriels d’heure d’admission;
  • S’assurer que les clients ont passé les tests nécessaires à leur chirurgie (FSC, ECG, etc.);
  • Effectuer les demandes d’autorisation et les suivis aux provinces de ses clients pour les chirurgies primaires;
  • Effectuer les demandes d’autorisation et les suivis aux provinces de ses clients pour les chirurgies de corrections;
  • Établir, compléter, et tenir à jour les dossiers et les documents médicaux confidentiels;
  • Remplacer l’adjointe administrative esthétique en cas d’absence/maladie;
  • Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES

  • Expérience minimum de 2 ans dans un poste similaire
  • Expérience dans un domaine médical un atout
  • DEC en secrétariat médical (un atout)
  • Parfaitement bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais)
  • Excellente maîtrise de la suite Office
  • Connaissance du logiciel Medesync (un atout)

QUALITÉS REQUISES

  • Sens des responsabilités
  • Respect des lois de confidentialité
  • Autonomie
  • Bonne gestion des priorités
  • Dynamisme
  • Capacité de travailler sous pression
  • Capacité d’adaptation aux changements
  • Capacité de travailler en équipe
  • Bonne communication

Poste permanent, du lundi au vendredi de 8h à 16h

Vous pouvez envoyer votre curriculum vitae à l’adresse cv@cmcmontreal.com.